Statuts modifiés
Approuvés par l’Assemblée Générale du 14 novembre 2020
Association Royale des Sociétés scientifiques Médicales Belges (ARSMB)
Association sans but lucratif
Fondée en 1945
Région de Bruxelles-Capitale
Avenue Winston Churchill 11 boîte 30,
1180 Uccle
N° d’entreprise : 406 521 852
Numéro national : 04 065218 52
Numéro de TVA : BE 406 521 852
Objet : modification des statuts
Référence d’origine au Moniteur belge : annexes au Moniteur Belge du 5 juillet 1979, Associations sans but lucratif et Etablissements d’utilité publique : pages 3284-3288 ; numéro 7495.
MODIFICATION DES STATUTS
L’assemblée générale du 14 novembre 2020 a adopté les nouveaux statuts suivants, adaptés au Code des Sociétés et des Associations (CSA), approuvé par la Chambre des représentants le 28 février 2019, paru au Moniteur belge du 23 mars 2019, et entré en vigueur le 1er mai 2019 :
TITRE I. – Dénomination, siège, objet et durée
Dénomination
Art.1. L’association adopte le nom de « Association Royale des Sociétés scientifiques Médicales Belges (A.R.S.M.B.) », Association sans but lucratif (A.S.B.L.), « Koninklijke Vereniging van de Belgische Medische wetenschappelijke Genootschappen (K.V.B.M.G.)”, Vereniging zonder winstoogmerk (V.Z.W.).
Tous les documents émanant de l’association mentionneront : ASBL, nom de l’ASBL, siège, numéro d’entreprise 406 521 852, registre des personnes morales (RPM) tribunal de l’entreprise « Brussel Nederlandstalig » et « Bruxelles francophone », téléphone 02-3745158, l’adresse e-mail info @ acta-medica-belgica.be et le site web https://www.arsmb-kvbmg.be
Siège
Art.2. Le siège de l’association est établi dans la région de Bruxelles-Capitale, B-1180 Uccle (Bruxelles), Avenue Winston Churchill 11 boite 30.
Objet
Art. 3. L’association ne poursuit aucun but de lucre. Elle a pour but désintéressé :
- D’une façon générale, de poursuivre toute activité de nature à faciliter le progrès des sciences médicales et l’action scientifique des sociétés médicales belges ou de toute organisation belge dont l’objet principal est la promotion de cette action scientifique.
- En particulier, de faciliter la publication des travaux des sociétés scientifiques médicales belges ou des associations ou organisations visées à l’article 3.1., et d’en assurer la diffusion, notamment en agissant en qualité d’éditeur sous la dénomination « Editions Acta Medica Belgica ».
Durée
Art.4. La durée de l’association est illimitée.
TITRE II. – Membres
Définition
Art.5. Le nombre des associations membres est illimité mais il ne peut être inférieur à deux.
Les membres comprennent :
- Les associations membres effectifs. Les associations membres effectifs sont les sociétés scientifiques médicales belges qui, sur proposition de l’organe d’administration, ont été acceptées en qualité d’associations membres par l’assemblée générale et sont en règle de cotisation. Les associations de fait peuvent également être acceptées. Elles sont représentées par un délégué effectif ou un délégué suppléant par société affiliée. Les délégués et leurs suppléants sont proposés par les sociétés affiliées. Elles ont le droit de vote à l'assemblée générale, proportionnellement au nombre de leurs membres.
- Les membres d’honneur. Les membres d’honneur sont les personnes physiques auxquelles l’association accorde cette distinction, sur proposition du conseil d’administration, en reconnaissance de services rendus à l’association ou à la science médicale en général. Ils ne peuvent pas prendre part aux assemblées générales et n’ont pas le droit de vote.
- Les membres adhérents sont les personnes ou organisations, non membres de l’association, agréées par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration, en raison de leur intérêt vis-à-vis de l’objet de l’association, et qui sont en règle de cotisation. Ils ne peuvent pas prendre part aux assemblées générales et n’ont pas le droit de vote.
L’organe d’administration conserve au siège de l’association un registre papier ou électronique des associations membres. Ce registre mentionne pour chaque association son nom, sa forme juridique et son adresse. L’admission, la démission et l’exclusion des membres y sont inscrites dans les 8 jours de leur notification. L’accès à ce registre est régi par le Code des Sociétés et des Associations (CSA, loi approuvée par la Chambre des représentants le 28 février 2019, parue au Moniteur belge du 23 mars 2019, en vigueur depuis le 1er mai 2019).
Admission
Art.6. Les associations membres sont agréées par l’assemblée générale sur proposition de l’organe d’administration. Chaque société affiliée accepte automatiquement les statuts et le règlement d’ordre intérieur.
Les associations membres effectifs sont reprises dans le registre des membres qui est conservé au siège, dans le dossier ASBL interne.
Les délégués des associations membres effectifs, les membres d’honneur et les associations membres adhérents ou les personnes physiques sont agréés par l’assemblée générale.
Cotisations
Art.7. Les personnes physiques, membres des associations membres agréés effectifs et adhérents, paient une cotisation dont le montant est fixé annuellement par l’assemblée générale. Elle ne peut être supérieure à 250 euros par personne. La cotisation des personnes physiques, membres des associations membres agréés, est recueillie par les associations et versée à l’ARSMB-KVBMG.
Les membres d’honneur ne paient aucune cotisation.
Le conseil d’administration peut réduire ou supprimer la cotisation de certaines associations membres adhérents.
Démission
Art. 8. Chaque association membre, chaque délégué, chaque administrateur, chaque membre d’honneur, chaque association adhérente ou membre est libre de donner sa démission par lettre recommandée adressée à l’organe d’administration.
Exclusion
Art.9. L’exclusion d’une association membre ou d’un délégué, d’un membre d’honneur ou d’une association agréée ou membre ne peut être prononcée que par l’assemblée générale, pour motif grave et après enquête du conseil d’administration. L’exclusion doit être mentionnée dans la convocation et le défendeur doit être entendu. Les règles en vigueur sont les mêmes que pour une modification des statuts. Une majorité des deux tiers est exigée avec un quorum de présences de deux tiers. Les abstentions et les votes blancs ne sont pas comptabilisés. Si le quorum de présence n’est pas atteint, une deuxième assemblée générale peut être organisée, mais pas dans les quinze jours qui suivent ; elle pourra prendre une décision sans quorum de présences, toujours à deux tiers des voix.
Responsabilité
Art.10. Les personnes physiques, membres des associations affiliées, ne contractent aucune responsabilité solidaire relative aux engagements de l’association.
Inventaire et scellés
Art. 11. Le membre personne physique démissionnaire ou exclu et les héritiers d’un membre décédé n’ont aucun droit sur le fonds social et ne peuvent réclamer le remboursement des cotisations versées ni provoquer l’apposition des scellés ni requérir l’inventaire. Ceci est également valable pour les associations membres effectifs ou adhérents.
TITRE III. – Organe d’administration
Composition
Art. 12. L’organe d’administration est chargé de l’administration générale de l’association.
Il est composé de sept administrateurs, personnes physiques, formant le bureau :
le président
les deux vice-présidents
le secrétaire général
le secrétaire adjoint
le trésorier
le trésorier adjoint.
Le conseil peut s’adjoindre des conseillers : des personnes dont la compétence et les avis sont précieux pour l’association.
Les administrateurs doivent appartenir aux membres effectifs d’une société agréée, ou doivent être membres d’honneur de l’association.
Election, mandat, démission, révocation
Art. 13. Les candidatures aux fonctions d’administrateur doivent être adressées au secrétaire général, huit jours au moins avant l’assemblée générale.
Les administrateurs sont élus à la majorité ordinaire par l’assemblée générale et plus précisément par les délégués des associations membres, en fonction du nombre de leurs membres. Un quorum de présences n’est pas exigé.
Les administrateurs sont élus pour trois ans. Ils sont rééligibles.
En cas de décès, démission ou révocation d’un administrateur, l’administration peut coopter quelqu’un pour remplacer cet administrateur jusqu’à la prochaine assemblée générale, qui se prononcera sur la prolongation éventuelle de son mandat.
Tout administrateur ou conseiller est libre de donner sa démission par lettre recommandée adressée au président ou à l’un de ses vice-présidents.
L’assemblée générale prononce la révocation d’un administrateur à la majorité ordinaire, sans qu’un quorum de présences ne soit exigé. La lettre de convocation mentionne la proposition de révocation. L’intéressé doit être entendu et peut également voter. S’il n’y a pas de majorité, le tribunal de l’entreprise pourra être saisi.
Responsabilité
Art. 14. L'organe d'administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l'objet de l'association, à l'exception de ceux que la loi réserve à l'assemblée générale. Voyez également l’article 18.
Rémunération
Art. 15. Les membres du conseil peuvent être rémunérés dans les limites de la réalisation normale de l’objet et du but de l’ASBL.
Réunions
Art 16. Le conseil se réunit sur convocation du président ou de l’un des administrateurs, aussi souvent que les besoins de l’association l’exigent. Au moins une fois au printemps et une fois en automne, en marge de l’assemblée générale.
Délibérations
Art. 17. Le conseil ne peut délibérer valablement que si au moins quatre administrateurs sur sept sont présents.
Les décisions sont prises à la majorité des voix. Les décisions peuvent également être prises par e-mail, par télé-conférence ou par courrier, à condition que tous les administrateurs soient d’accord.
En cas de parité, celle du président est prépondérante.
Les conseillers ne prennent pas part au vote. Les délibérations sont actées dans des rapports qui sont conservés dans le dossier ASBL interne et sont signés par le président. Les copies ou extraits des procès-verbaux sont valablement signés par un administrateur. La publication n’est pas exigée.
Le dossier ASBL interne contient également les comptes annuels et les rapports de l’assemblée générale avec le budget. Les associations membres ont le droit de consulter le dossier ASBL interne sur demande écrite à l’organe d’administration.
Pouvoirs
Art. 18. Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration de l’association et la réalisation de son objet. Les administrateurs agissent collégialement, cela signifie à la majorité simple en présence d’au moins la moitié des administrateurs.
Tout ce qui n’est pas réservé par la loi ou les statuts à l’assemblée générale est de la compétence de l’organe d’administration.
Cet organe peut déléguer, sous sa responsabilité, tout ou partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs administrateurs ou au directeur administratif.
Les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, sont soutenues ou poursuivies par le conseil d’administration.
Conflit d’intérêts. Quand l’organe d’administration doit prendre une décision ou se prononcer sur une opération qui relève de sa compétence mais dans laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’association, l’administrateur concerné doit le signaler aux autres administrateurs avant que l’organe d’administration ne prenne la décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de l’opposition d’intérêt sont reprises dans le procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration qui doit prendre la décision. L’organe d’administration n’est pas autorisé à déléguer cette décision.
L’administrateur concerné ne peut pas prendre part aux délibérations de l’organe d’administration, ni prendre part au vote.
La nullité d’une décision de l’organe d’administration est possible sous l’empire de la nouvelle loi.
L’organe d’administration transmet les coordonnées des administrateurs au registre UBO (Ultimate Beneficial Owners) dans le mois de leur désignation, et confirme chaque année l’exactitude des données.
Les décisions de l’organe d’administration peuvent être prises par une décision unanime écrite de tous les administrateurs, sauf pour les décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité.
Les procès-verbaux de la réunion de l’organe d’administration sont signés par le président et par les administrateurs qui le requièrent.
Signatures
Art. 19. Tous actes, autres que ceux dont question à l’article suivant, tous écrits et lettres engageant l’association, tous chèques et effets bancaires et tous mandats postaux sont signés par deux administrateurs, sans qu’il soit besoin de justifier, à l’égard des tiers, d’une décision préalable du conseil.
Les actes, écrits et lettres, les chèques et effets bancaires et les mandats postaux relatifs aux pouvoirs délégués par le conseil peuvent être signés, par ordre et sous la responsabilité du signataire, par l’administrateur délégué ou par le directeur administratif ou la secrétaire, selon le cas, sans qu’il soit besoin de justifier, à l’égard des tiers, d’autre chose que de l’existence d’une délégation de pouvoirs donnée par le conseil au signataire.
Actes authentiques
Art. 20. Les actes auxquels un fonctionnaire public ou un officier ministériel prête son concours sont signés par deux administrateurs.
TITRE IV. – Assemblée générale
Assemblée générale
Art. 21. L’assemblée générale se réunit chaque année, avant le 1er juillet, sur convocation de l’organe d’administration, par lettre, fax ou e-mail, à l’heure et au lieu indiqué par celui-ci. L’ordre du jour est mentionné. Les membres de l’assemblée générale sont les associations membres effectifs, représentées par leurs délégués, ainsi que les administrateurs, qui, le cas échéant, peuvent agir en tant que délégués de leur association. Chaque association membre peut présenter sa démission à l’organe d’administration. Elle peut être exclue si elle ne paie pas sa cotisation. L’exclusion d’une association membre doit être mentionnée dans la convocation. L’association membre doit être entendue. L’exclusion ne peut être prononcée par l’assemblée générale que moyennant le respect des conditions de présences et de majorité prévues pour une modification des statuts. Cela signifie une majorité des deux tiers avec une présence des deux tiers. Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième assemblée générale peut être organisée, mais pas pendant les 15 jours qui suivent ; elle délibèrera à la majorité simple.
Délibérations
Art. 22. L’assemblée générale ordinaire ne peut délibérer valablement que sur les points figurant à son ordre du jour, sauf si 1/20 des associations membres souhaite ajouter un ou plusieurs points. L’ordre du jour comprend, au moins, les objets suivants :
approbation du rapport de la dernière assemblée générale
rapport du conseil d’administration sur la situation de l’association
approbation des comptes annuels et du budget de l’exercice en cours ;
approbation du montant des cotisations.
décharge au conseil d’administration pour la gestion de l’exercice écoulé, ainsi que,
le cas échéant, l’intentement d’une action de l’association contre les administrateurs.
S’il y a lieu, les objets suivants sont également de la compétence de l’assemblée générale ordinaire et doivent figurer à l’ordre du jour :
nomination et révocation des administrateurs
agréation des associations membres, des organisations et des personnes physiques, telles
que prévues par l’article 3.1, demandant leur affiliation
agréation des membres d’honneur et des personnes physiques et sociétés comme
membres adhérents,
agréation des délégués des membres effectifs et de leurs suppléants
exclusion d’une société-membre, d’un délégué ou d’un administrateur ;
approbation du règlement d’ordre intérieur
modifications aux statuts
dissolution de l’association
transformation de l’association en un autre type d’association telle que définie dans
la loi ;
tous les autres cas où la loi ou les statuts l’exigent.
L’organe d’administration peut organiser une assemblée générale par écrit ou via une télé-conférence, y compris le vote.
Assemblée générale extraordinaire
Art. 23. L’organe d’administration peut convoquer l’assemblée générale extraordinaire. Il est tenu de le faire lorsque le cinquième des membres effectifs lui en fait la demande écrite en indiquant le motif de la convocation. La convocation a lieu dans les 21 jours qui suivent la demande de réunion. Dans ce cas, l’assemblée est convoquée au plus tard le 40ième jour qui suit la réquisition.
L’organe d’administration peut organiser une assemblée générale extraordinaire par écrit ou via une télé-conférence, y compris le vote.
Convocations
Art. 24. Les convocations aux assemblées générales sont adressées aux associations membres affiliés et à leurs délégués par simple lettre, fax ou e-mail, quinze jours au moins avant la réunion.
Il ne doit pas être justifié de l’accomplissement de cette formalité.
L’ordre du jour est joint à la convocation.
Les associations membres adhérents et les membres d’honneur ne sont pas convoqués.
Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres est mise à l’ordre du jour.
Votes
Art. 25. L’assemblée générale est valablement constituée quel que soit le nombre de délégués des membres effectifs présents, par exemple pour l’exclusion d’un administrateur, sauf dans les cas prévus aux articles 21 (exclusion des associations membres), 26 (modification des statuts) et 32 (résolution). Chaque délégué peut se faire remplacer par son adjoint.
Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité simple des délégués des membres effectifs, par exemple pour les comptes annuels et le budget, sauf les exceptions prévues par la loi ou par les statuts. Les abstentions ne sont pas prises en compte. Les délégués ont un nombre de voix égal au nombre de membres inscrits sur la dernière liste annuelle de la société qu’ils représentent et en règle de cotisation.
En cas de parité de voix, la proposition est rejetée. A la demande d’un membre de l’assemblée, les votes se font au scrutin secret.
La nouvelle loi prévoit une possibilité d’annulation. Les administrateurs peuvent refuser de répondre à certaines questions.
Modifications aux statuts
Art. 26. L’assemblée ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si l’objet de celles-ci est spécialement indiqué dans la convocation et si l’assemblée réunit les deux tiers des voix. Une modification ne peut être adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix. Les abstentions ou les votes blancs ne sont pas pris en compte.
Toutefois, si la modification porte sur l’objet en vue duquel l’association est constituée, elle n’est adoptée qu’avec une majorité des quatre cinquièmes.
Si les deux tiers des voix ne sont pas disponibles à la réunion, il est convoqué une seconde réunion qui peut délibérer quel que soit le nombre des voix représentées, celle-ci ne peut être tenue moins de 15 jours après la première réunion.
Toute modification aux statuts est transmise, dans le mois de sa date, au greffe du tribunal de l’entreprise qui indique la modification dans le dossier de l’association et qui la publie dans les annexes au Moniteur belge.
Rapports
Art. 27. Les délibérations de l’assemblée générale sont consignées dans des rapports inscrits dans un registre. Une copie est adressée aux associations membres ainsi qu’aux administrateurs. Les copies ou extraits des procès-verbaux sont valablement signés par un membre de l’organe d’administration.
Publicité
Art. 28. L’association tiendra à la disposition des membres, au siège de l’association, le registre des membres, les rapports de l’assemblée générale, du conseil d’administration et la comptabilité. Le secrétaire de chaque société membre reçoit une copie du rapport de l’assemblée générale.
Les comptes annuels sont déposés au greffe du tribunal de l’association dans les trente jours qui suivent leur approbation par l’assemblée générale.
TITRE V – Exercice social, comptes annuels, fonds social
Exercice social
Art. 29. L’exercice social commence le premier janvier et finit le trente et un décembre.
Comptes annuels
Art.30. Au terme de chaque exercice, les comptes sont clôturés. Le bilan et le compte profits et pertes, dressés par le trésorier sont présentés au conseil d’administration qui les approuve et les soumet à l’approbation de l’assemblée générale.
Fonds social
Art. 31. L’excédent favorable du bilan peut être ristourné aux sociétés affiliées ou versé au fonds social appartenant à l’association.
Le déficit éventuel du bilan est apuré par prélèvement sur le fonds social, pour autant que celui-ci excède la réserve correspondant aux indemnités légales à payer au personnel employé par l’association, en cas de dissolution ou de licenciement.
TITRE VI. – Dissolution, liquidation
Dissolution
Art. 32. L’assemblée générale ne peut prononcer la dissolution de l’association que si les deux tiers des voix sont disponibles. Si cette condition est remplie, il peut être convoqué une deuxième assemblée, cette dernière ne peut être tenue moins de 15 jours après la première réunion. Elle délibère valablement, quel que soit le nombre de voix disponibles. Une majorité des quatre cinquièmes est nécessaire pour prendre une décision au cours de chacune de ces assemblées.
L’assemblée désigne par la même délibération un ou plusieurs liquidateurs.
Affectation des biens
Art. 33. En cas de dissolution de l’association, son patrimoine est affecté à une institution dont le but se rapproche autant que possible de celui de la présente association ; cette institution est désignée par l’assemblée générale.
TITRE VII. -Dispositions diverses
Règlements
Art. 34. Le conseil d’administration élabore, le cas échéant, un ou plusieurs règlements précisant les mesures d’application des présents statuts.
Ces règlements, approuvés par l’assemblée générale, sont obligatoires pour tous les membres.
Contestations
Art. 35. Si des difficultés surgissent soit relativement à la lettre ou à l’esprit des statuts, soit au sujet des résolutions prises par l’association, elles sont résolues par l’assemblée générale. Les membres renoncent expressément, par leur adhésion aux présents statuts, à toute action judiciaire.
Election de domicile
Art. 36. Il est fait élection de domicile au siège de l’association. Cette élection de domicile est attributive de juridiction pour toutes contestations qui pourraient survenir entre l’association et des tiers.
Droit commun
Art. 37. Pour tous les cas non prévus aux présents statuts, les parties se réfèrent aux dispositions légales concernant la matière.
Publicité
Art. 38. Chaque pièce qui quitte l’association doit mentionner les données reprises à l’article 1.
Art. 39. L’association
- tiendra une compatibilité complète, exigée par son assujettissement à la TVA, selon la loi du 17 juillet 1975.
- déposera au greffe du tribunal de l’entreprise de la Région de Bruxelles-Capitale, dans le mois qui suit la modification, toute modification aux statuts, nom, forme juridique, personnalité morale, administrateurs, exercice social, la nullité, la dissolution, et les comptes de l’exercice écoulé. Des règles spécifiques s’appliquent en cas de changement du siège social.
Certifié exact par deux fondés de pouvoir :
Van Raemdonck Dirk Hoogmartens Michel
Voorzitter Secrétaire Général
